Inrichten Zaaksysteem/DMS/DSP/ TMLO

Zaaksysteem/DMS en DSP

Voorafgaand aan de inrichting van het Zaaksysteem/Documentmanagementsysteem wordt het Documentair Structuurplan ingericht. Het DSP bepaalt grotendeels de inrichting van de mappenstructuur en de opslag van documenten binnen het Zaaksysteem/DMS. Een gedeelte van de in het DSP vastgelegde gegevens wordt daarna geëxporteerd naar het Zaaksysteem/ DMS. Het DMS is tevens een hulpmiddel voor het genereren van metagegevens. Die zijn van belang bij het registeren en opnemen van documenten in het Zaaksysteem/DMS.

TMLO

Steeds meer lokale overheden gaan met het TMLO (Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden) aan de slag. Het TMLO geeft aan welke metagegevens vastgelegd moeten worden bij informatie van lokale overheden, zodat deze informatie duurzaam toegankelijk is. Diverse leveranciers hebben inmiddels het Addendum TMLO ondertekend. Dit is een goede stap op weg naar systemen die ‘TMLO-proof’ zijn. 

Inrichting Zaaksysteem/DMS

Tijdens de inrichting van een Zaaksysteem/DMS moet een groot aantal inrichtingskeuzes worden gemaakt. Het kan nuttig zijn om hier externe kennis bij te betrekken, bijvoorbeeld in de vorm van een adviseur van DOXsupport. Dankzij deze samenwerking overziet u de consequenties van de te maken keuzes en krijgt u een professionele interpretatie van vraagstukken.

De inrichting van het Zaaksysteem/DMS bestaat uit een opvolging van processen. Kortweg dienen per proces de volgende stappen te worden ondernomen:

• Inrichten van het DSP en het TMLO;
• Optimaliseren van het werkproces;
• Vaststellen bijbehorende documenten/sjablonen;
• Formuleren van het bewaar- en vernietigingsregime;
• Aanmaken en autoriseren gebruikers;
• Exporteren gegevens uit het DSP naar het Zaaksysteem/DMS;
• Omzetten van het werkproces naar het Zaaksysteem/DMS;
• Aanbrengen van koppelingen tussen basisregistraties/verticale applicaties en het Zaaksysteem/DMS en aanpassen en koppelen van sjablonen / huisstijlformulieren, webformulieren etc.

De doorlooptijd van het traject is mede afhankelijk van uw wensen en het kennis- en ervaringsniveau van medewerkers in uw organisatie. Wij doen u graag een voorstel op maat.