Om te voldoen aan wet- en regelgeving horen zaken in het zaaksysteem tijdig afgehandeld en gearchiveerd te zijn. Hier kon een samenwerkingsorganisatie hulp bij gebruiken.
In april 2021 zijn we gestart met een project bij een samenwerkingsorganisatie voor een aantal gemeenten in het westen van het land. Zij hadden achterstanden in het controleren en archiveren van zaken in hun zaaksysteem. En hebben onze hulp daarvoor ingeroepen om deze achterstanden weg te werken. Een team van DOXsupport is in de maanden daarna aan de slag gegaan om deze achterstanden weg te werken.
We controleerden de zaken op compleetheid, de juiste omschrijving, bewaartermijn, en grondslag uit de bijbehorende selectielijst. En indien dat allemaal in orde was konden we de zaak op de juiste manier archiveren.
Inmiddels is dit project alweer een tijd geleden naar tevredenheid afgerond. Maar nog niet alle achterstanden waren weggewerkt en de organisatie wilde graag dat we hen nog bleven ondersteunen. Dat doen we nu nog steeds zodat hun informatiehuishouding steeds meer op orde komt.
Zaaksystemen bestaan vaak uit duizenden zaken, en als deze afgehandeld zijn is het de bedoeling dat ze tijdig gecontroleerd en gearchiveerd worden om te voldoen aan wet- en regelgeving. Lukt het uw organisatie om deze zaken tijdig te controleren en te archiveren? DOXsupport kan u helpen met het wegwerken van deze digitale achterstanden.
Wilt u weten wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.