DOXsupport brengt VOC-archief op orde voor overbrenging naar Nationaal Archief

DOXsupport kreeg via de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de opdracht om een archief te bewerken en gereed te maken voor overbrenging van de Vervoersautoriteiten Openbaar vervoer Centrumsteden (VOC) en haar taakvoorgangers over de periode 1975-2007. Het betrof een relatief klein archief, maar wat anders gestructureerd dan gebruikelijk. Bovendien bestond het ook uit een digitaal deel. Met name dit digitale deel leverde wat uitdaging op. Het ging hier om random gescande papieren dossiers. Vooraf was geen opschoning gedaan en niet nagedacht over de structuur. Ook hadden de PDF bestanden geen duidelijke omschrijving. Bijzonder was ook dat het hier ging om oudere (inmiddels vernietigde) dossiers terwijl de meer actuelere dossiers alleen fysiek aanwezig waren.

Zonder vervangingsbesluit zijn de papieren dossiers op microfiche gezet en daarna omgezet naar PDF bestanden. Ieder PDF bestand bestond uit meerdere documenten die aan één stuk waren gescand en meerdere PDF bestanden vormen uiteindelijk het totale dossier. Aan controle op kwaliteit was geen aandacht besteed.

Na de inventarisatie door DOXsupport is een traject gestart om samen met de VNG en het Nationaal Archief (NA) het hybride archief op te nemen in de collectie van het NA. Dit was nog wel een uitdaging, maar heeft door een fijne en constructieve samenwerking tot een prima inventaris geleid. Hiermee kon de overbrenging van de bestanden worden geformaliseerd.

De inventaris is hier te raadplegen. De digitale documenten zijn rechtstreeks benaderbaar. Voor de papieren documenten zal een bezoek moeten worden gebracht aan het NA.