Hebt u ondersteuning nodig bij de digitalisering van uw papieren documenten? Maar hebt u niet voldoende personeel en/of kennis in huis om dit proces aan te pakken? Ontdek hier wat DOXsupport voor u kan betekenen.
Er kunnen diverse redenen zijn waarom u papieren documenten wilt digitaliseren. Als de fysieke documenten gevoelig zijn voor beschadiging of doordat er verlies aan informatie kan ontstaan, bijvoorbeeld omdat het papier of de inkt niet duurzaam is. Een andere reden kan zijn dat u informatie digitaal beschikbaar wilt stellen en/of eenvoudiger doorzoekbaar maken.
Het digitaliseren van uw fysieke documenten kan het doorzoeken en beschikbaar stellen eenvoudiger maken. Hiervoor moet de digitaliseringsslag wel op een juiste manier uitgevoerd worden.
Het opslaan en beheren van informatie kan een uitdaging zijn. Belangrijk hierbij is dat de informatie op orde moet zijn voordat de digitalisering plaats gaat vinden. DOXsupport helpt u graag met het op orde brengen van uw documenten en adviseert u over het te volgen proces. Door vooraf te bezien welke informatie wel en welke niet voor bewaring c.q. digitalisering in aanmerking komt, worden in het digitaliseringstraject kosten bespaard en wordt de informatie beter toegankelijk.
DOXsupport kan u ontzorgen in de voorbereidingen. Wij schonen uw dossiers op en herstructureren deze waar nodig, volgens de geldende eisen. Zo gaat u vervuiling van de te digitaliseren informatie tegen en reduceert u de kosten van de digitalisering. U digitaliseert alleen wat nodig is. Kijk voor meer informatie op onze Archiefbewerking pagina.
Wilt u de papieren documenten ook daadwerkelijk kunnen vernietigen en de digitale documenten als origineel gaan beschouwen dan moet u als overheidsinstantie een vervangingsbesluit nemen, voorzien van een handboek vervanging waarmee u de digitalisering kunt verantwoorden. Welke stappen hiervoor nodig zijn kunnen wij u uitleggen en indien gewenst nemen wij de werkzaamheden van dit proces voor u uit handen. Zie Handboek vervanging
U laat uw documenten digitaliseren maar er is (na)controle nodig. Het ontbreekt u aan mensen, kennis en/of tijd om deze controle uit te voeren? Ook dan kan DOXsupport u ondersteunen met advies en/of met gekwalificeerde medewerkers die de controle voor u uitvoeren. Zie Assistentie en kwaliteitbewaking.
Hebt u hulp nodig bij de voorbereidingen op de digitalisering van uw archief? DOXsupport helpt graag! Wij ontzorgen uw organisatie door het voorwerk van de digitalisering uit te voeren en u gedurende het proces van advies te voorzien. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.