De sleutel tot het goed duurzaam opslaan van data zit bij de kennis en vaardigheden van informatiebeheerders.
De digitale informatie groeit elke dag, deze moet duurzaam en toegankelijk blijven. Hoe doe je dat terwijl er steeds meer informatiebronnen komen waaruit data ontstaan. Technologie heeft in de afgelopen jaren gezorgd voor steeds meer data en dat we deze kunnen opslaan. Voor het metadateren van al deze data zijn mensen nodig die de vaardigheid beschikken om de informatie te voorzien van goede metadata.
De complexiteit ligt niet alleen bij hoeveelheid data, maar ook in samenwerkingen binnen de overheid. Waarbij de data verspreid komt te staan over meerdere netwerken. Hierbij komen ook vragen te spraken over verantwoordelijkheid, eigenaarschap en opslag van data.
Het bewaren van ongestructureerde data levert een niet te overzien berg aan informatie op. De afweging van wat wel en niet te archiveren wordt steeds lastiger. Bij de introductie van zaakgericht werken werd aangenomen dat ambtenaren in staat waren het archiefwerk te doen naast hun eigen werk. In de loop van de jaren is gebleken dat dit niet zo is. De komende jaren zijn steeds meer mensen nodig met verstand van informatiebeheer. Deze mensen weten welke informatie opgeslagen moet worden, metadata begrijpen en onderhouden.