Quick Scan
Hoe staat een afdeling ervoor en op welke manier worden documentstromen verwerkt? Een Quick Scan biedt snel inzicht. Daarna is duidelijk wat er moet gebeuren en welk resultaat dat oplevert.
Een Quick Scan biedt inzicht
Informatiebeheer is een vak apart. De afdeling die hiermee belast is kan soms wel wat hulp of een nieuwe invalshoek gebruiken. Voordat er meteen een verander- of verbetertraject in gang wordt gezet, is het verstandig om één en ander eerst goed in kaart te brengen. Aan de hand van de bevindingen wordt bepaald welke veranderingen nodig zijn en hoe die het beste in gang kunnen worden gezet.
Wanneer is een Quick Scan een goed idee?
Bijvoorbeeld als de vraag speelt of:
- De werkzaamheden doelmatig worden uitgevoerd;
- De gebezigde methoden efficiënt worden gebruikt;
- De kennis en kwaliteit van de medewerkers voldoende is en/of voldoende adequaat wordt ingezet;
- De formatie in overeenstemming is met het werkaanbod.
Hoe voeren we de Quick Scan uit?
De onderzoeksdoelen worden vooraf en in overleg met de opdrachtgever geformuleerd. De resultaten van het onderzoek worden in een rapport vastgelegd. Aan de hand van de resultaten van het onderzoek wordt bepaald of er veranderingen of verbeteringen nodig zijn. Daarna wordt vaak een project gestart om de werkzaamheden uit te voeren. De doorlooptijd van een Quick Scan is mede afhankelijk van de diepgang ervan en het aantal te houden interviews. Doorgaans wordt het onderzoek binnen enkele weken afgerond.
Meer weten over de Quick Scan?
Voordat er meteen een verander- of verbetertraject in gang wordt gezet, is het verstandig om één en ander eerst goed in kaart te brengen. DOXsupport adviseert u graag aan de hand van een Quick Scan. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.
