Door verbouwing of herinrichting van een kantoorpand moeten soms ook archieven verplaatst worden. Hier komt veel bij kijken en is meer dan alleen het fysiek verplaatsen van archieven. Medewerkers van DOXsupport kunnen uw organisatie hierbij begeleiden.
Belangrijk is ervoor te zorgen dat het archief op orde is voor de daadwerkelijke verhuizing. Zorg ervoor dat het archief zoveel mogelijk vooraf opgeschoond is en dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen, afgevoerd zijn. Er gaat veel tijd zitten in de voorbereiding van de verhuizing van een archief. Medewerkers van DOXsupport hebben ervaring met het voorbereiden en begeleiden van het verhuizen van archieven.
Er moet een verhuisplan worden geschreven, zodat de verhuizers weten welke onderdelen waar geplaatst moeten worden. Bij het schrijven van het verhuisplan moet gekeken worden naar de huidige en de gewenste situatie. Soms is het wenselijk de structuur van het archief aan te passen c.q. te verbeteren. Dit kan betekenen dat bepaalde voorbereidingen verricht moeten worden, zoals het ompakken van afwijkende (archief-) dozen, verpakken van los materiaal etc. Ook is het aan te raden om de kasten en planken een duidelijke nummering mee te geven.
Na het opstellen van het verhuisplan worden alle ruimtes nogmaals bekeken en gecontroleerd of alle verhuisbewegingen zoals die zijn vastgelegd kloppen.
Naast een goed verhuisplan is het belangrijk een verhuisbedrijf in te schakelen dat ervaring heeft met archiefverhuizingen. Medewerkers van DOXsupport kunnen u begeleiden, offertes opvragen en gesprekken voeren met deze bedrijven. Hierna zal een advies worden gegeven over het te kiezen bedrijf.
Op de dag(en) van de verhuizing kunnen medewerkers van DOXsupport het verhuisteam aansturen en begeleiden.
Nadat de fysieke verhuizing is afgerond is het doorgaans gebruikelijk de archiefruimte(n) te laten reinigen door een professioneel schoonmaakbedrijf.