Een zaaksysteem bevorderd het gehele proces en houdt de regie meer in handen.
Aanbesteding en implementatie van een zaaksysteem brengt veel werk met zich mee. Werkprocessen moeten in kaart worden gebracht en worden ingericht in het zaaksysteem. Er is veel contact met de leverancier over de inrichting. Het succes van een zaaksysteem hangt vooral af van de acceptatie door de gebruikers. Iets wat bevorderd kan worden door ze bij het gehele proces te betrekken. Ook goede instructies, de presentatie en begeleiding van medewerkers dragen bij aan het succes en het draagvlak.
Werken met een nieuw zaaksysteem betekent ook afscheid nemen van het oude (zaak) systeem. Het afsluiten kost behoorlijk wat tijd. Door de jaren heen is het systeem vol komen te staan met zaken, losse documenten en dossiers die niet zijn afgesloten. Voordat een systeem kan worden afgesloten of de data gemigreerd kan worden moet alles op orde zijn.
Dit vergt veel meer tijd dan organisaties vooraf beseffen, terwijl ook al veel tijd gaat zitten in de implementatie van het nieuwe zaaksysteem. DOXsupport biedt ondersteuning bij het afsluiten van het oude (zaak) systeem, zodat u de focus kunt leggen op de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.