Begeleiding bij digitalisering bouwarchief gemeente Emmen
Lees over onze opdracht waarbij we begeleiding hebben geboden tijdens het bewerken en digitaliseren van het bouwarchief.
Een digitaal bouwarchief voor gemeente Emmen
De gemeente Emmen heeft DOXsupport een opdracht verstrekt voor het begeleiden van het bewerken en digitaliseren van het bouwarchief. Emmen wil alle bouwvergunningen vanaf 1900 tot en met 2010 digitaal raadpleegbaar maken. Het gaat in totaal om 600 strekkende meter archief. De gemeente heeft ervoor gekozen om te werken met barcodes. Door speciale scansoftware kunnen deze barcodes automatisch worden gelezen. Hierdoor gaat het proces sneller en is het minder foutgevoelig. Vanuit DOXsupport coördineren we het hele project. Er zijn een drietal tijdelijke medewerkers die ons assisteren om deze klus te klaren.
Het hele proces is opgedeeld in drie fases:
Schonen van de dossiers
In de eerste fase worden alle dossiers geschoond. We halen alle te vernietigen documenten, plastic en ijzerwaren eruit. Elk dossier wordt voorzien van een nieuwe omslag en een zippel. Uiteindelijk hebben we een dossier met een stapeltje documenten en een bijlagenmap met tekeningen. Dit maakt het mogelijk om straks snel en efficiënt te kunnen scannen.
Metadateren en barcoderen
In een Excel bestand maken we een lijst van alle bouwvergunningen. Hierin vermelden we de nodige metadata zoals straat, huisnummer, plaats en een omschrijving van de bouwwerkzaamheden. Verder wordt elk stapeltje documenten en alle tekeningen met barcode in dezelfde lijst vermeld. Alle metadata wordt met de hand ingevoerd, behalve de barcodes. Deze worden ingelezen met handscanners, zodat je niet de 10-cijferige code hoeft over te typen. Dit verkleint de kans op fouten.
Scannen van de dossiers
In de derde fase gaan we scannen. Elk stapeltje documenten of tekeningen, voorzien van een barcode, is een scan. De scansoftware leest zelf de barcode waardoor het automatisch een bestandsnaam krijgt en in de juiste map wordt opgeslagen.
Als het hele proces is doorlopen wordt de metadatalijst en de map met scans door een extern bedrijf ingelezen in het programma “Atlantis”. Dit is een archiefbeheersysteem waarin de medewerkers op elk moment een bouwvergunning digitaal kunnen raadplegen. Hierdoor hoeven dossiers niet meer fysiek te worden uitgeleend.
Kunt u ook begeleiding gebruiken bij het digitaliseren van uw archief?
DOXsupport helpt graag. Wij zijn een landelijk opererend bedrijf dat overheden en non-profitorganisaties ondersteunt bij het inrichten en beheren van informatiestromen.