Archiefinventaris gemeente Terschelling

Op 31 oktober jl. vond de officiële overhandiging van de archiefinventaris 1944-1995 aan de loco-secretaris van de gemeente Terschelling plaats. Dit project is in de loop van 2019 afgerond, maar er is echter een heel traject aan vooraf gegaan.

Op 1 januari 1995 ging de toenmalige medewerkster met vervroegd pensioen. Met ingang van dat jaar werd besloten om het archief af te sluiten per 31 december 1995 vanwege:

• het aantrekken van een nieuwe medewerker;
• het herstructureren van het dynamisch archief;
• het invoeren van de vernieuwde Basisarchiefcode 1987;
• de invoer van het nieuwe postregistratiesysteem en
• het van kracht worden van een nieuwe selectielijst voor gemeenten.

Door de afsluiting van het archief per 31 december 1995 kwam er een grote aanwas van archiefbescheiden naar het semi-statisch archief. Ook tijdens een rondgang in de organisatie kwamen oudere archiefbescheiden vanuit afdelingen naar het semi-statisch archief. Tenslotte werden in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden aangetroffen van zowel de secretarie als van de voormalige dienst Gemeentewerken. Hierdoor was een deel van het archief via een getypte dossierinventaris toegankelijk gemaakt en een ander deel was niet in de inventaris opgenomen, maar was her en der in aparte dozen en bestanden geplaatst en als zodanig niet toegankelijk.

In 1998 wordt gestart met de sanering van het archief van de gemeente Terschelling over de periode 1944-1995. Jaarlijks kwam DOXsupport voor enkele weken naar het eiland om een deel van het archief te ontdoen van vernietigbare archiefbescheiden en een vaste structuur in het archief aan te brengen. De dossiers die voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen, werden in een geautomatiseerd dossierinventarisprogramma opgenomen. In 2007 is dit project afgerond.

In 2016 wordt door de gemeente Terschelling verzocht het archiefbestand 1944-1995 te voorzien van een beschrijvende inventaris (archiefinventaris).
Naast geldende wet- en regelgeving is rekening gehouden met plaatselijke zaken of gebeurtenissen met een voor de gemeente Terschelling uniek of bijzonder karakter. Tijdens de bewerking is het ons opgevallen dat op Terschelling relatief veel bezwaar- en beroepsprocedures zijn gevoerd. De komt waarschijnlijk omdat de belangen op het eiland erg uiteen lopen. Te denken valt aan milieu, bouwzaken, toerisme en recreatie.

Archiefinventaris 1900-1943

Tijdens de bewerking kwamen wij nog veel stukken tegen die eigenlijk in het blok 1900-1943 thuis hoorden. Wij hebben uiteindelijk aan dit bestand dat bestond uit ruim 500 titels, nog 233 titels toegevoegd. Ook waren de materiële eisen voor de bewerking destijds nog niet zo dwingend voorgeschreven als in de huidige tijd. Wij hebben daarom het hele archiefblok omgepakt in zuurvrije materialen en ontdaan van plastic en ijzerwaren.

Met de formele overbrenging naar de archiefbewaarplaats van de archieven tot en met 1995, is de overbrenging up-to-date en wordt aan de wettelijke eisen voldaan. Bovendien is de inventaris AVG-proof. De omschrijvingen zijn in principe niet meer herleidbaar tot een persoon. Hoewel... voor de ingewijden zal het in sommige gevallen wel duidelijk zijn waarover of over wie het desbetreffende dossier gaat.

Wij hebben verder een voorstel gedaan om bepaalde dossiers van openbaarheid uit te zonderen vanwege de privacy. Dit voorstel maakt onderdeel uit van het overbrengingsbesluit. Openbaarheid kan, uitzonderingen daar gelaten, worden beperkt tot maximaal 75 jaar. In de komende jaren wordt daarom steeds meer informatie uit de periode 1940-1945 openbaar.